ПОМОЩ · SORTIS INVOICE 0.4

Как се работи със Sortis Invoice

От първото пускане до фактурата при клиента и пакета за счетоводителя — стъпка по стъпка. Програмата е безплатна, без регистрация и без абонамент.

Свали като PDF

1. Сваляне и инсталиране

На sortis.pro натисни Изтегли Sortis Invoice за Windows и пусни файла SortisInvoice-Setup.exe. Инсталаторът е подписан от Пиксел Лаб ЕООД и се слага само за твоя потребител — не иска администратор.

Не се регистрираш, не даваш карта и имейл. Програмата работи на твоя компютър; интернет ѝ трябва само за проверката по ЕИК, за VIES и за пращане по имейл.

2. Първо пускане — фирмата по ЕИК

При първото пускане програмата пита три неща.

① Твоята фирма

Напиши ЕИК-а и натисни Намери. Името, пълният адрес и управителят (МОЛ) идват от Търговския регистър, ДДС номерът — от VIES. Провери адреса и отметката „Фирмата е регистрирана по ДДС“.

② Как ти плащат

IBAN, BIC и банка се печатат на всяка фактура „по банка“. Може да ги оставиш празни и да ги попълниш по-късно от Настройки.

③ Откъде продължава номерацията

Ако досега си издавал фактури (в друга програма или на ръка), напиши номера на последната. Новата ще продължи след нея. Ако започваш сега — остави 0. Тук може да напишеш и имейла на счетоводителя.

3. Таблото

Таблото показва месеца: колко си издал, колко чака плащане, черновите и ДДС-то. Под тях са последните документи и картата за счетоводителя.

Вляво е менюто: Табло, Фактури, Клиенти, Артикули, Към счетоводителя, Настройки. Горе вдясно — светла/тъмна тема и твоята фирма.

4. Как изглежда фактурата

Настройки → Как изглежда фактурата. Избираш шаблон (Модерен, Редакционен, Монохром, Корпоративен, Студио, Сортис, Класик, Минимал, Блок, Лента, Едро), цвят и лого (PNG или JPG, малко/средно/голямо). Може и ред най-долу, напр. „Благодарим Ви за доверието!“. Отдясно виждаш как ще излезе; Запази оформлението.

5. Клиентите

Клиент се добавя направо от фактурата или от Клиенти → + Нов клиент:

• Фирма от България — ЕИК и Намери: името, адресът и МОЛ идват от Търговския регистър, ДДС номерът от VIES.
• Фирма от ЕС — ДДС номерът с буквите на държавата (напр. DE123456789): данните идват от VIES.
• Физическо лице — отметка „Физическо лице (без ЕИК)“, име и адрес.

Имейлът на клиента се помни и се слага сам, когато пращаш фактура.

6. Артикули и услуги

Каквото продаваш често — с мярка, цена и ДДС — се пише сам от издадените фактури. Може и на ръка, от + Нов артикул. Кодът на артикула (по желание) влиза във фактурата и в SAF-T файла на счетоводителя.

7. Нова фактура

+ Нова фактура. Отляво попълваш, отдясно виждаш самата фактура.

1. Клиент — започни да пишеш име или ЕИК; нов клиент — „+ Нов клиент“.
2. Какво продаваш — описание, мярка, количество, цена без ДДС и ставка (20%, 9% или 0%). + Още един ред добавя ред. Основата, ДДС-то, сумата и „словом“ се смятат сами.
3. Дати и плащане — дата на издаване, данъчно събитие, падеж; по банка, в брой или с карта. Бележката (по желание) се печата отдолу, напр. номер на договор.

При 0% ДДС (или ако фирмата не е регистрирана по ДДС) програмата иска основание — избираш го от списъка.

Запази чернова я пази за после; черновата се трие свободно. Виж PDF показва как ще излезе.

8. Издаване и номерацията

Издай фактурата слага поредния номер (десет цифри, напр. № 0000000001) и записва PDF-а. Издадена фактура не се трие и не се променя.

Преди издаването програмата проверява:

• Реквизитите по чл. 114 ЗДДС — ако нещо липсва (адрес на клиента, ЕИК, основание за 0%…), пише какво и не издава.
• Датите — новият номер не може да е с по-ранна дата от последния издаден. Ако издаваш повече от 5 дни след данъчното събитие (чл. 113, ал. 4) или с дата в бъдещето, пита преди да издаде.
• ЕИК и ДДС номера на клиента — ако ЕИК-ът не минава контролната цифра или ДДС номерът не е на същата фирма, предупреждава (в SAF-T би излязъл несъществуващ контрагент).

9. PDF, печат и имейл

Под издадената фактура: Отвори PDF, Печат, Запази като…, Покажи в папката. PDF-ите се пазят в Документи\Sortis Invoice\Фактури.

✉ Прати по имейл отваря писмо с готов текст и PDF-а като прикачен файл. Провери имейла на клиента и натисни Прати. Писмото тръгва през сървъра на Sortis — до 100 писма на ден от един компютър. Датата на пращане се помни.

10. Платени и неплатени

Когато ти платят — отвори фактурата и ✓ Платена. Неплатените с минал падеж светват на таблото.

Фактури е списъкът на всички документи — търсене по клиент, номер или ЕИК и филтри: всички, чакат плащане, чернови, анулирани.

11. Сгрешена фактура

Кредитно или дебитно известие

Издадената фактура не се трие. Отвори я и натисни Кредитно известие (намалява) или Дебитно (увеличава). Кредитното се попълва само с редовете на фактурата, с минус — махни или промени каквото трябва и го издай. Известието сочи към фактурата.

Анулиране

Ако клиентът още не е осчетоводил фактурата (дублиран номер, грешен клиент) — Анулирай, с причина. Фактурата остава в списъка, зачертана; номерът не се използва повторно. Програмата прави и протокол за анулиране — разпечатай го, подпишете го двамата с клиента и го пазете с фактурата.

Копирай като нова прави чернова със същите данни — за повтарящи се фактури.

12. Проформа и аванс

Проформа

В новата фактура горе избери Проформа. Проформите имат своя номерация и не са данъчен документ. Когато клиентът плати — отвори проформата и Издай фактура от нея.

Авансова и окончателна фактура

Получил си пари, а стоката или услугата още не е доставена — отбележи „Авансово плащане“ под датите. При доставката отвори авансовата фактура и Окончателна фактура: програмата слага редовете и приспада аванса по всяка ставка.

13. Клиент от ЕС

Клиентът е по ДДС номер от ЕС (виж Клиентите). При издаването програмата проверява номера във VIES и записва номера на консултацията във фактурата — доказателството за 0% ДДС. Ако VIES каже, че номерът не е валиден днес, фактурата не се издава, докато не го провериш с клиента.

14. Протокол по чл. 117

Купил си услуга от фирма в ЕС (Google, Facebook, Microsoft, Adobe…) — нужен е протокол, в който сам начисляваш ДДС-то.

1. От таблото — Протокол чл. 117.
2. Доставчик от ЕС — избираш от често ползваните или пишеш ДДС номера му и Намери (VIES).
3. Фактурата им (PDF) — избираш файла на фактурата им: номерът, датата и сумата се попълват, а фактурата им се печата заедно с протокола.
4. Провери реда и сумата; ДДС-то се начислява само. Издай протокола.

Срокът е 15 дни от датата, на която данъкът е станал изискуем (чл. 117, ал. 3) — ако го минеш, програмата пита преди издаване.

15. Към счетоводителя и заключен месец

Към счетоводителя показва месеците: колко документа, каква сума и дали са пратени.

• Ако в Настройки има имейл на счетоводителя — ✉ Прати на счетоводителя праща пакета направо. Само zip само го записва.
• Ако няма — Подготви пакета записва zip-а в Документи\Sortis Invoice\Към счетоводителя и отваря папката, за да го прикачиш към имейл.

Пакетът е zip с PDF-ите и опис. Ако след пращането издадеш нов документ за същия месец, картата казва „Има нови след пращането“.

Заключен месец

Когато счетоводителят подаде декларацията по ДДС за месеца — 🔒 Заключи. След това програмата няма да издаде и няма да анулира документ с дата в този месец; поправките стават с кредитно или дебитно известие в отворен месец. Отключвай само ако счетоводителят каже.

16. Къде са данните

• Базата — %APPDATA%\Sortis Invoice. Всеки ден се прави копие в папката rezervni; пазят се последните 30.
• PDF-ите — Документи\Sortis Invoice\Фактури; пакетите за счетоводителя — Документи\Sortis Invoice\Към счетоводителя.
• Данните на фирмата, банката, номерацията и вида — от Настройки.

Фактурите не излизат от компютъра ти, освен когато сам ги пратиш по имейл.

17. Помощ

Пиши на support@sortis.pro — с няколко думи какво правиш и снимка на екрана, ако има съобщение.

Помощта за счетоводителя — Как се работи със Sortis.